Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information 2022–23

Date de publication:
17 octobre 2023

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Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Le paragraphe 94(1) de la Loi prévoit que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement. En outre, l’article 20 de la Loi sur les frais de service exige que les institutions déposent un rapport faisant état de tous les frais relevant de leur compétence qui ont été traités au cours de la période visée.

Ce rapport au Parlement, qui est préparé et déposé conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, décrit les activités du Secretariat de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR) dans l’application de ces lois au cours de la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le bureau suivant :

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat de l'Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement
C.P. 2430, succursale « D »
Ottawa (Ontario) K1P 5W5
Canada

Téléphone : 1-833-890-0293
Courriel : ATIP-AIPRP@nsira-ossnr.gc.ca

Qui nous sommes

Créé en juillet 2019, l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR) est un organisme indépendant qui rend compte au Parlement et qui mène des enquêtes et des examens pour toutes les activités fédérales en matière de sécurité nationale et de renseignement.

Le Secrétariat aide l’OSSNR à s’acquitter de son mandat. Sous la gouverne de son directeur général, le Secrétariat incarne l’institution fédérale aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Mandat

Le mandat de l’OSSNR consiste à mener des examens et des enquêtes en rapport avec les activités en matière de sécurité nationale ou de renseignement du Canada.

Examens

Le mandat d’examen de l’OSSNR est vaste, tel qu’énoncé au paragraphe 8(1) de la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (Loi sur l’OSSNR). Ce mandat comprend l’examen des activités du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et du Centre de la sécurité des télécommunications (CST), ainsi que les activités liées à la sécurité nationale ou au renseignement de tout autre ministère ou organisme fédéral. Cela comprend, sans s’y limiter, les activités de sécurité nationale ou de renseignement de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC), d’Affaires mondiales Canada (AMC), et du ministère de la Justice. De plus, l’OSSNR peut examiner toute question de sécurité nationale ou de renseignement qu’un ministre de la Couronne lui renvoie.

Les examens de l’OSSNR visent à déterminer si les activités de sécurité nationale et de renseignement du Canada sont conformes aux lois, aux politiques et aux directives ministérielles pertinentes, et si elles sont raisonnables et nécessaires. À l’issue des examens, l’OSSNR peut formuler les conclusions ou les recommandations qu’il juge appropriées.

Enquêtes

L’OSSNR est chargé d’enquêter sur les plaintes du public relatives à la sécurité nationale ou au renseignement. Comme l’indique l’alinéa 8(1)d) de la Loi sur l’OSSNR, l’OSSNR est mandaté pour enquêter sur les plaintes concernant :

• toute activité menée par le SCRS ou le CST;
• les décisions de refuser ou de révoquer certaines habilitations de sécurité du gouvernement fédéral;
• les plaintes renvoyées en vertu du paragraphe 45.53(4.1) ou du paragraphe 45.67(2.1) de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada;
• les rapports établis en vertu de l’article 19 de la Loi sur la citoyenneté;
• les affaires renvoyées en vertu de l’article 45 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l’AIPRP) de l’OSSNR voit à l’élaboration et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au Secrétariat de l’OSSNR de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour la période visée, le Bureau de l’AIPRP de l’OSSNR était composé comme suit :

• un expert conseil en accès à l’information (temps plein);
• un expert conseil en protection des renseignements personnels (temps partiel);
• un gestionnaire de l’AIPRP à temps plein, qui s’est acquitté des fonctions normalement exercées par un coordonnateur de l’AIPRP et qui a géré le bureau de l’AIPRP en plus d’exercer ses fonctions de gestionnaire, Services administratifs, auprès du Secrétariat et des membres de l’OSSNR.

L’avocat général principal et la conseillère juridique, Services intégrés du Secrétariat de l’OSSNR ont ponctuellement apporté leur soutien au bureau de l’AIPRP.

Le bureau de l’AIPRP exerce les fonctions suivantes :

• surveiller la conformité aux dispositions législatives en matière d’AIPRP et aux procédures et politiques pertinentes;
• traiter les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• élaborer et tenir à jour des politiques, des procédures et des lignes directrices pour s’assurer que l’OSSNR respecte la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• tenir à jour les fichiers de renseignements personnels et préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• préparer des rapports annuels au Parlement et d’autres rapports réglementaires, de même que d’autres documents dont pourraient avoir besoin les organismes centraux;
• représenter l’OSSNR dans ses rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée et les divers ministères et organismes gouvernementaux en ce qui concerne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Secrétariat de l’OSSNR était partie à un accord de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période de référence, en vertu duquel il a reçu des services administratifs du Bureau du Conseil privé liés au dépôt du rapport annuel de la Loi sur l’accès à l’information au Parlement. Le Secrétariat de l’OSSNR était également partie à un accord de service en vertu de l’article 92 de la Loi, en vertu duquel il a reçu des services en ligne de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Pendant la durée de la période de référence, le Secrétariat s’est assuré de respecter les exigences prévues par la loi relativement à la publication proactive des informations suivantes avec le soutien de son équipe des Finances :

• dépenses afférentes aux déplacements;
• dépenses d’accueil;
• rapports déposés au Parlement; et
• contrats de plus de 10 000 $.

Pour permettre au bureau de l’AIPRP de s’acquitter de ses obligations législatives, le Secrétariat de l’OSSNR s’est appuyé sur un groupe interne composé d’experts issus des diverses directions de l’institution.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le directeur général, en sa qualité de responsable du Secrétariat de l’OSSNR, est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’institution. Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le directeur général a délégué au gestionnaire de l’AIPRP et à l’agent de l’AIPRP — ainsi qu’aux personnes agissant à ces postes — les pouvoirs, fonctions et attributions pour l’application de la Loi. Ces postes ont une délégation d’autorité limitée en vertu de la Loi et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément à l’instrument de délégation d’autorité approuvé par le directeur général en août 2022. L’ordonnance de délégation de la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’Annexe A.

Rendement en 2022-2023

Rendement relatif au traitement des demandes d’accès à l’information

Au cours de la période de référence, du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, le Secrétariat de l’OSSNR a reçu 11 demandes officielles, en plus de 10 demandes en suspens des périodes de référence précédentes, portant le nombre total de demandes à 21. De ces demandes, le Secrétariat de l’OSSNR en a fermé 15 en 2022-2023, et 6 ont été reportées à la prochaine période de référence. Cinq des demandes reportées ont été reçues au cours de la période de référence 2022-2023, dont deux demandes ouvertes respectent les délais prescrits par la Loi au 31 mars 2023, et quatre dépassent les délais prescrits, dont une demande reçue au cours de la période de référence 2018-2019.

Rapports statistiques pour 2022-2023

Les rapports statistiques 2022-2023 de l’institution sur la Loi sur l’accès à l’information et le Rapport statistique supplémentaire de l’AIPRP pour 2022-2023 se trouvent aux Annexes B et C.

Prorogations et délai de traitement des demandes fermées

Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a invoqué des prorogations dans le traitement de 10 demandes : 1 prorogation de 31 à 60 jours, 3 prorogations de 61 à 120 jours, 2 prorogations de 121 à 180 jours, 2 prorogations de 181 à 365 jours et 2 prorogations de 365 jours ou plus, toutes comprenant des prorogations nécessaires pour consulter des tiers.

Parmi les demandes dont le traitement a été mené à terme pendant la période de référence :

• 2 demandes, soit 13,33 % des demandes complétées, ont fait l’objet d’une communication totale. 1 demande a été complétée dans les 16 à 30 jours et 1 demande dans les 181 à 365 jours.
• 7 demandes, soit 46,66 % des demandes complétées, ont fait l’objet d’une communication partielle. 3 demandes ont été complétées dans les 61 à 120 jours, 2 dans les 181 à 365 jours et 2 en plus de 365 jours.
• 2 demandes, soit 13,33 % des demandes complétées, ont fait l’objet d’une exception totale. 1 demande a été complétée dans les 1 à 15 jours et 1 dans les 31 à 60 jours.
• 1 demande, soit 6,66 % des demandes complétées, n’a donné lieu à aucun document. Cette demande a été complétée dans les 16 à 30 jours.
• 1 demande, soit 6,66 % des demandes complétées, a été abandonnée et complétée dans les 1 à 15 jours.
• 2 demandes, soit 13,33 % des demandes complétées, n’ont été ni confirmées ni infirmées. 1 demande a été complétée dans les 16 à 30 jours et 1 dans les 31 à 60 jours.

Les réponses du Secrétariat de l’OSSNR à de nombreuses demandes ont nécessité un examen intensif de dossiers complexes, y compris de vastes consultations internes et externes, car une partie importante de nos fonds d’information consiste en des dossiers sensibles et classifiés créés ou reçus à l’origine par d’autres institutions gouvernementales en raison du mandat de l’OSSNR. En 2022-2023, le taux de réponse dans les délais du Secrétariat de l’OSSNR a considérablement diminué pour atteindre 33 %, contre 80 % lors de l’exercice précédent.

Consultations

Le Secrétariat de l’OSSNR a été consulté sur 4 demandes au cours de cet exercice. Les 4 demandes ont été complétées dans les 61 à 120 jours. Le Secrétariat de l’OSSNR a fermé toutes les consultations et n’en a reporté aucune en 2023-2024.

Demandes traitées de manière informelle

En 2022-2023, le Secrétariat de l’OSSNR a répondu à 2 demandes informelles de documents précédemment communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et en a reporté une en 2023-2024.

Impact des mesures COVID-19

Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR n’a pas été touché par les mesures liées à la pandémie de COVID‑19.

Plaintes et enquêtes relatives aux demandes d’accès

Le paragraphe 30(1) de la Loi décrit comment le Bureau du commissaire à l’information reçoit et enquête sur les plaintes des personnes concernant le traitement des demandes en vertu de la Loi. Le Secrétariat de l’OSSNR a reçu trois nouvelles plaintes au cours de la période de référence. L’une de ces plaintes a été abandonnée au cours de la période de référence, tandis que les deux autres plaintes demeuraient actives au 31 mars 2023.

Par ailleurs, une plainte reçue au cours de l’exercice 2021-2022 a été clôturée comme « fondée » au cours de cette période de référence. Cette plainte concernait le retard du Secrétariat de l’OSSNR à fournir une réponse complète à une grande demande faite au prédécesseur de l’OSSNR, le Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSARS), avant le délai légal établi. Le retard était largement dû à des consultations externes prolongées.

Formation et sensibilisation

Au cours de la période de référence, les exigences en matière de formation sur l’accès à l’information ont été identifiées pour tous les employés du Secrétariat de l’OSSNR, ainsi que pour ceux ayant une responsabilité fonctionnelle ou déléguée pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, conformément à la Directive sur les demandes d’accès à l’information. Le cours de l’École de la fonction publique du Canada Fondements de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (COR502) a été inclus comme formation obligatoire dans le curriculum de formation de tous les employés.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Secrétariat de l’OSSNR a mis à jour l’Ordonnance de délégation au cours de la période de référence. Nous avons également engagé des discussions avec Bibliothèque et Archives Canada pour obtenir des autorisations de disposition propres à l’institution, car nous opérons actuellement sous les autorisations de disposition de l’ancien CSARS.

Publication proactive visée à la partie 2 de la LAI

Conformément à l’alinéa 81(b) de la Loi sur l’accès à l’information, le Secrétariat de l’OSSNR est une entité gouvernementale assujettie aux exigences de publication proactive suivantes :

• documents d’information (article 88).

Au cours de la période de référence, les publications proactives du Secrétariat de l’OSSNR ont été publiées sur ouvert.canada.ca.

Sur le total des exigences de publication proactive dues au cours de la période de référence, 80 % ont été publiées dans les délais prescrits par la loi.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

L’équipe des TI du Secrétariat de l’OSSNR a commencé à développer un outil logiciel de l’AIPRP pour nos systèmes classifiés et non classifiés. Le Secrétariat de l’OSSNR a également signé un protocole d’entente avec le SCT pour utiliser pleinement le service en ligne de l’AIPRP et a mis en œuvre l’outil au cours de la période de référence.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Le Secrétariat de l’OSSNR a engagé un consultant pour aider à traiter la grande demande d’accès susmentionnée faite à son prédécesseur, une demande qui a été par la suite l’objet d’une plainte de retard faite au cours de l’exercice 2021-2022 et jugée fondée par le commissaire à l’information au cours de la période de référence. Le Secrétariat de l’OSSNR a pris des mesures concrètes au cours de la période de référence pour se conformer à l’ordonnance du commissaire de fournir une réponse complète à la demande « dans les meilleurs délais », notamment en rationalisant le processus de consultation avec une autre institution gouvernementale et en communiquant des documents supplémentaires au demandeur.

Frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige que les autorités responsables fassent rapport annuellement au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les informations ci-dessous sont rapportées conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service :

• autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• frais payables : 5,00 $; les frais de demande sont les seuls exigés pour une demande d’accès à l’information;
• recettes totales : 30 $
• frais dispensés : 25 $
• coût de fonctionnement du programme : 294 640 $

Contrôle de la conformité

Afin de respecter les délais prévus par la loi pour le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, le temps de traitement de chaque demande fait l’objet d’un suivi rigoureux à l’aide de rappels programmés dans MS Outlook. Le gestionnaire de l’AIPRP convoque ponctuellement des réunions pour discuter des activités liées aux demandes (pour savoir, notamment, s’il est nécessaire de tenir des consultations entre institutions), pour établir les échéanciers et pour s’assurer que tous les membres de l’équipe connaissent l’état des dossiers. À l’occasion de réunions bimensuelles auxquelles sont invités l’avocat général principal et la conseillère juridique, Services intégrés, le gestionnaire de l’AIPRP soulève les questions relatives aux obligations juridiques et celles issues de lignes directrices aux fins de discussion. Le directeur général est également tenu au courant des enjeux liés à la conformité en matière d’AIPRP.

Le Secrétariat de l’OSSNR dispose d’un document décrivant les procédures à suivre pour effectuer notre divulgation proactive mensuelle, ainsi que les attentes et les délais associés, afin de surveiller l’exactitude et l’exhaustivité des informations publiées de manière proactive en vertu de la Partie 2 de la Loi.

Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a également commencé à évaluer la faisabilité de rendre disponibles sur son site Web public les informations précédemment communiquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour les contrats émis au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a inclus une Condition générale sur l’accès à l’information du Manuel des clauses et conditions uniformisées d’achat de Services publics et Approvisionnement Canada.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information, arrêté de délégation

Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le directeur exécutif de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés en annexe ou aux personnes nommées par intérim à ces postes, les pouvoirs, fonctions et attributions lui incombant en qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur l’accès à l’information qui sont énumérés en annexe vis-à-vis de chaque poste.

Loi sur la protection des renseignements personnels, arrêté de délégation

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le directeur exécutif de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés en annexe ou aux personnes nommées par intérim à ces postes, les pouvoirs, fonctions et attributions lui incombant en qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui sont énumérés en annexe vis-à-vis de chaque poste.

Appendix B: 2022-2023 Statistical Report on the Access to Information Act

Nom de l’institution : Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 – 2023-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source de demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages communiquées informellement (réédition)

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

* A.I. : Affaires internationales
* Déf. : Défense du Canada
* A.S. : Activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Support des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 : Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Note : Entrer des valeurs avec trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.