Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023–24

Date de publication:
6 novembre 2024

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Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) confère aux particuliers un droit d’accès à l’information les concernant que détient une institution du gouvernement sous réserve de certaines exceptions et exclusions précises et limitées. La LPRP protège aussi la vie privée des particuliers en leur permettant d’exercer un contrôle important sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels les concernant et en empêchant d’autres personnes d’accéder à ces renseignements.

L’article 72 de la LPRP stipule que le responsable de toute institution fédérale est tenu de préparer un rapport annuel sur l’application de la LPRP au sein de son institution, rapport devant être déposé aux deux chambres du Parlement.

Le présent rapport au Parlement est préparé et déposé conformément à l’article 72 de la LPRP. Il fait état des modalités suivant lesquelles le Secrétariat de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la LPRP pendant la période allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2024 (la période de référence).

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la LPRP ou de la Loi sur l’accès à l’information, prière de communiquer avec la personne responsable dont les coordonnées sont les suivantes :

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat de l'Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement
C.P. 2430, succursale « D »
Ottawa (Ontario) K1P 5W5
Canada

Téléphone : 1-833-890-0293
Courriel : ATIP-AIPRP@nsira-ossnr.gc.ca

Qui nous sommes

Créé en juillet 2019, l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR) est un organisme indépendant qui rend compte au Parlement et qui mène des enquêtes et des examens sur les activités fédérales en matière de sécurité nationale et de renseignement.

Le Secrétariat de l’OSSNR (le Secrétariat) soutient l’OSSNR dans l’exercice de son mandat. Sous la gouverne de son directeur général, le Secrétariat incarne l’institution fédérale aux termes de la LPRP et de la Loi sur l’accès à l’information.

Mandat

Le Secrétariat soutient l’OSSNR qui, en vertu de son double mandat, est appelé à mener des examens et des enquêtes pour ce qui a trait aux activités du Canada en matière de sécurité nationale ou de renseignement.

Examens

Le mandat de l’OSSNR en matière d’examen est vaste, comme l’énonce le paragraphe 8(1) de la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (Loi sur l’OSSNR). En vertu de ce mandat, l’OSSNR se charge d’examiner les activités du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et du Centre de la sécurité des télécommunications (CST), mais aussi les activités en matière de sécurité nationale ou de renseignement de tout autre ministère ou organisme fédéral. En l’occurrence, il faut compter les activités de sécurité nationale ou de renseignement de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC), d’Affaires mondiales Canada (AMC), et du ministère de la Justice (JUS). Au reste, l’OSSNR peut examiner toute question de sécurité nationale ou de renseignement qu’un ministre de la Couronne lui soumet.

Les examens de l’OSSNR visent à déterminer si les activités de sécurité nationale et de renseignement du Canada sont conformes aux lois, aux politiques et aux directives ministérielles pertinentes, mais aussi si elles sont raisonnables et nécessaires. À l’issue des examens, l’OSSNR peut formuler les conclusions ou les recommandations qu’il juge pertinentes.

Enquêtes

L’OSSNR est également chargé d’enquêter sur les plaintes du public relatives à la sécurité nationale ou au renseignement. Comme l’indique l’alinéa 8(1)d) de la Loi sur l’OSSNR, l’OSSNR est mandaté pour enquêter sur les plaintes concernant :

• toute activité menée par le SCRS ou le CST;
• les décisions de refuser ou de révoquer certaines habilitations de sécurité du gouvernement fédéral;
• les plaintes renvoyées en vertu du paragraphe 45.53(4.1) ou du paragraphe 45.67(2.1) de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada;
• les rapports établis en vertu de l’article 19 de la Loi sur la citoyenneté;
• les affaires renvoyées en vertu de l’article 45 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels : structure organisationnelle

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (bureau de l’AIPRP) du Secrétariat est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces devant permettre au Secrétariat de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la LPRP et de la Loi sur l’accès à l’information.

Pendant la période de référence, le bureau de l’AIPRP du Secrétariat était composé comme suit :

• un expert conseil en accès à l’information (temps plein);
• un expert conseil en protection des renseignements personnels (temps partiel);
• un coordonnateur de l’AIPRP (temps plein), qui a géré le bureau de l’AIPRP du Secrétariat en plus d’exercer ses fonctions de gestionnaire, Services administratifs, auprès du Secrétariat et des membres de l’OSSNR;
• la conseillère juridique, Services intégrés et l’avocat général principal du Secrétariat, qui, le cas échéant, ont ponctuellement apporté leur soutien au bureau de l’AIPRP.

Le bureau de l’AIPRP du Secrétariat exerce les fonctions suivantes :

• surveiller la conformité aux dispositions législatives en matière d’AIPRP et aux procédures et politiques pertinentes;
• traiter les demandes au titre de la LPRP et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• élaborer et tenir à jour des politiques, des procédures et des lignes directrices pour veiller à ce que le Secrétariat respecte la LPRP et la Loi sur l’accès à l’information;
• tenir à jour les fichiers de renseignements personnels et préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• préparer des rapports annuels au Parlement et d’autres rapports réglementaires, de même que d’autres documents que pourraient exiger les organismes centraux;
• représenter le Secrétariat dans ses rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée, ainsi que les divers ministères et organismes gouvernementaux en ce qui concerne la LPRP et la Loi sur l’accès à l’information.

Pendant la période de référence, le Secrétariat était partie à une entente de services répondant aux dispositions de l’article 73.1 de la LPRP, en considération de laquelle le Secrétariat a eu recours à des services administratifs de la part du Bureau du Conseil privé en lien avec le dépôt du rapport annuel au Parlement. Le Secrétariat était également partie à une entente de services répondant aux dispositions de l’article 71.1 de la LPRP, en considération de laquelle il a reçu des services d’AIPRP en ligne de la part du SCT.

Pour permettre au bureau de l’AIPRP du Secrétariat de s’acquitter de ses obligations législatives, le Secrétariat s’est appuyé sur un groupe interne composé d’experts issus des diverses divisions de l’institution.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

En qualité de responsable du Secrétariat, le directeur général est chargé de l’application de la LPRP au sein de son institution. En application de l’article 73 de la LPRP, le directeur général a délégué au gestionnaire de l’AIPRP et à l’agent d’AIPRP – de même qu’aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire – la responsabilité d’exercer certains pouvoirs et certaines tâches et fonctions spécifiques en application de la LPRP. Les titulaires de ces postes ne disposent que d’une délégation de pouvoirs limitée en vertu de la LPRP et de la Loi sur l’accès à l’information, conformément à l’instrument de délégation approuvé par le directeur général en août 2022. L’ordonnance de délégation de pouvoirs peut être consultée à l’annexe A (page 10).

Rendement en 2023-2024

Rendement relatif au traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels

Hormis les 5 demandes toujours en cours depuis la période de référence précédente, le bureau de l’AIPRP du Secrétariat a reçu 22 demandes formelles pendant l’actuelle période de référence, portant ainsi à 27 le nombre total des demandes formelles. Parmi ces 27 demandes, le bureau de l’AIPRP du Secrétariat en a fermé 25, et a traité environ 4 843 pages pendant la période de référence. En l’occurrence, deux demandes ont été reportées à la période de référence suivante.

Rapports statistiques pour 2023-2024

Le Rapport statistique 2023-2024 du Secrétariat concernant la LPRP ainsi que le Rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP pour 2023-2024 ont préalablement été validés tous les deux par le SCT.

Prorogations et délai de traitement des demandes fermées

Pendant la période de référence, le bureau de l’AIPRP du Secrétariat a demandé des prorogations pendant le traitement de deux demandes formelles : une prorogation a été traitée dans les 16 à 30 jours, et une demande a nécessité des consultations en interne. Aucune des deux prorogations n’a été demandée pour consultation de tierces parties.

Parmi les demandes dont le traitement a été mené à terme pendant la période de référence :

• 1 demande, soit 4 % des demandes entièrement traitées, a été intégralement divulguée. Cette demande a été achevée dans les 16 à 30 jours.
• 1 demande, soit 4 % des demandes entièrement traitées, a été partiellement divulguée. Cette demande a été achevée dans les 121 à 180 jours.
• 16 demandes, soit 64 % des demandes entièrement traitées, n’ont permis de trouver aucun document. 1 demande a été achevée dans les 0 à 15 jours; 6 demandes ont été achevées dans les 16 à 30 jours; 6 demandes ont été achevées dans les 31 à 60 jours; et 3 demandes ont été achevées dans les 61 à 120 jours.
• 1 demande, soit 4 % des demandes entièrement traitées, a été abandonnée et traitée.
• 6 demandes, soit 24 % des demandes entièrement traitées, n’ont été ni confirmées ni rejetées.

Dans le cas de plusieurs demandes, la réponse du Secrétariat a nécessité une analyse approfondie de documents complexes ainsi que de vastes consultations internes et externes. Pendant la période de référence, le Secrétariat a répondu aux demandes dans les délais prescrits dans 56 % des cas, par rapport aux 58,3 % rapportés pour la période de référence 2022-2023. Cette diminution est attribuable à un accroissement considérable du nombre de pages à traiter en rapport avec les demandes formelles.

Consultations

Au cours de la période de référence, aucune consultation en matière de protection des renseignements personnels n’a été reçue.

Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 29(1) de la LPRP décrit comment le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) reçoit les plaintes des particuliers concernant le traitement des demandes en vertu de la LPRP et mène des enquêtes à ce sujet. Au cours de la période de référence, le bureau de l’AIPRP du Secrétariat a reçu 16 plaintes, dont 2 concernaient des demandes d’accès.

De plus, une enquête pour atteinte à la vie privée initiée par le commissaire à la protection de la vie privée en cours d’exercice 2020-2021 s’est poursuivie pendant la période de référence et était toujours active au 31 mars 2024.

Formation et sensibilisation

Le Secrétariat a adopté une approche personnalisée pour former les experts en la matière relativement aux exigences législatives, aux rôles et aux responsabilités qui leur incombent. Le bureau de l’AIPRP du Secrétariat a encouragé les employés à suivre les formations en AIPRP offertes par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). Les nouveaux employés devaient suivre une séance de formation en ligne intitulée Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels dans les six mois suivant leur entrée en fonction au Secrétariat.

Afin de s’assurer que les employés du Secrétariat de l’OSSNR qui exercent une responsabilité fonctionnelle ou déléguée dans l’application de la LPRP et du Règlement sur la protection des renseignements personnels suivent une formation approfondie, le conseiller juridique de l’organisme a participé au Colloque canadien 2023 de l’IAPP sur la protection de la vie privée, organisé par l’International Association of Privacy Professionals (IAPP). En outre, le gestionnaire de l’AIPRP a assisté à la conférence 2023 de l’Association canadienne de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, de même qu’au 26e Sommet international annuel de Vancouver sur la protection de la vie privée et la sécurité.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période de référence, le Secrétariat a mis en œuvre plusieurs initiatives visant à aider le bureau de l’AIPRP du Secrétariat à fonctionner plus efficacement. Par exemple, le Secrétariat a révisé son plan de protection de la vie privée, son manuel des marchés publics et son modèle de protocole de protection de la vie privée, et a établi un registre des risques en matière de protection de la vie privée.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

Au cours de la période de référence, la Division des technologies de l’information du Secrétariat a continué à développer un outil logiciel d’AIPRP pour les systèmes classifié et non classifié du Secrétariat.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Le Secrétariat s’est engagé de manière significative auprès du CPVP dans les 16 enquêtes actives au cours de la période de référence et a communiqué des documents supplémentaires dans l’une des deux plaintes relatives à l’accès à l’information.

Atteintes substantielles à la vie privée

Pendant la période de référence, aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de référence, le Secrétariat a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) à l’égard de ses activités d’enquête, dont les résultats ont été communiqués au SCT et au CPVP. En outre, le Secrétariat a apporté de nouvelles révisions à son EFVP concernant la création de l’OSSNR en réponse aux commentaires reçus de la part du SCT et a continué à échanger avec le SCT concernant l’enregistrement des FRP.

Communications pour des raisons d’intérêt public

Pendant la période de référence, aucune communication pour des raisons d’intérêt public n’a eu lieu.

Contrôle de la conformité

Les délais prévus par la loi s’appliquant aux demandes d’accès à l’information ont été rigoureusement surveillés à l’aide d’un certain nombre de fonctions de suivi de Microsoft Lists. Le responsable de l’AIPRP a organisé des réunions ponctuelles pour discuter des activités liées aux demandes (par exemple pour déterminer si des consultations internes étaient nécessaires), fixer les délais et veiller à ce que tous les membres de la division soient informés de l’état d’avancement des demandes. Lors des réunions d’équipe bimensuelles avec l’avocat général principal et la conseillère juridique de l’organisme, le gestionnaire de l’AIPRP a soulevé la question du respect des obligations législatives et politiques pour discussion. Le directeur général a également été informé de toutes les questions de conformité en matière d’AIPRP.

Pour les contrats passés pendant la période de référence, le Secrétariat a inclus une clause type de passation de marché sur le traitement des renseignements personnels ou une condition générale supplémentaire sur les renseignements personnels dans le manuel Clauses et conditions uniformisées d’achat de Services publics et Approvisionnement Canada.

Annexes

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information, arrêté de délégation

Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le directeur exécutif de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés en annexe ou aux personnes nommées par intérim à ces postes, les pouvoirs, fonctions et attributions lui incombant en qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur l’accès à l’information qui sont énumérés en annexe vis-à-vis de chaque poste.

Loi sur la protection des renseignements personnels, arrêté de délégation

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le directeur exécutif de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés en annexe ou aux personnes nommées par intérim à ces postes, les pouvoirs, fonctions et attributions lui incombant en qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui sont énumérés en annexe vis-à-vis de chaque poste.

Annexe B : Rapport statistique de 2023-2024 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement

Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 – 2024-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

1.2 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

6.2 Durée des prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes à la vie privée signalées non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Note : Entrer des valeurs avec trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 2 : Demandes et plaintes ouvertes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 3 : Numéro d’assurance sociale

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels