Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022–23

Date de publication:
17 octobre 2023

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Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux particuliers le droit d’avoir accès à l’information les concernant que détient le Secrétariat de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi la vie privée des particuliers en leur permettant d’exercer un important contrôle sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels qui les concerne et en empêchant les autres personnes d’avoir accès à ces renseignements.

L’article 72 de la Loi prévoit que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement.

Le présent rapport au Parlement est préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il fait état des modalités suivant lesquelles le Secrétariat de l’OSSNR s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de cette loi pendant la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le bureau suivant :

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat de l'Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement
C.P. 2430, succursale « D »
Ottawa (Ontario) K1P 5W5
Canada

Téléphone : 1-833-890-0293
Courriel : ATIP-AIPRP@nsira-ossnr.gc.ca

Qui nous sommes

Créé en juillet 2019, l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR) est un organisme indépendant qui rend compte au Parlement et qui mène des enquêtes et des examens pour toutes les activités fédérales en matière de sécurité nationale et de renseignement.

Le Secrétariat de l’OSSNR soutient l’OSSNR dans l’exercice de son mandat. C’est d’ailleurs le Secrétariat de l’OSSNR qui, sous la gouverne de son directeur général, incarne l’institution fédérale aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information.

Mandat

Le Secrétariat de l’OSSNR soutient l’OSSNR qui, en vertu de son double mandat, est appelé à mener des examens et des enquêtes pour ce qui a trait aux activités du Canada en matière de sécurité nationale ou de renseignement.

Examens

Le mandat de l’OSSNR en matière d’examen est vaste, comme l’indique le paragraphe 8(1) de la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (Loi sur l’OSSNR). Il englobe l’examen des activités du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et du Centre de la sécurité des télécommunications (CST), ainsi que celui des activités en matière de sécurité nationale ou de renseignement de tout autre ministère ou organisme fédéral. Cela comprend, sans s’y limiter, les activités de sécurité nationale ou de renseignement de la Gendarmerie royale du Canada, de l’Agence des services frontaliers du Canada, de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes, d’Affaires mondiales Canada et du ministère de la Justice Canada. De plus, l’OSSNR peut examiner toute question de sécurité nationale ou de renseignement qu’un ministre de la Couronne lui soumet.

Les examens de l’OSSNR visent à déterminer si les activités de sécurité nationale et de renseignement du Canada sont conformes aux lois, aux politiques et aux directives ministérielles pertinentes, et si elles sont raisonnables et nécessaires. À l’issue des examens, l’OSSNR peut formuler les conclusions ou les recommandations qu’il juge appropriées.

Enquêtes

L’OSSNR est chargé d’enquêter sur les plaintes du public relatives à la sécurité nationale ou au renseignement. Comme l’indique l’alinéa 8(1)d) de la Loi sur l’OSSNR, l’OSSNR est mandaté pour enquêter sur les plaintes concernant :

• toute activité menée par le SCRS ou le CST;
• les décisions de refuser ou de révoquer certaines habilitations de sécurité du gouvernement fédéral;
• les plaintes renvoyées en vertu du paragraphe 45.53(4.1) ou du paragraphe 45.67(2.1) de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada;
• les rapports établis en vertu de l’article 19 de la Loi sur la citoyenneté;
• les affaires renvoyées en vertu de l’article 45 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels : structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l’AIPRP) de l’OSSNR voit à l’élaboration et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au Secrétariat de l’OSSNR de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour la période visée, le Bureau de l’AIPRP de l’OSSNR était composé comme suit :

• un expert conseil en accès à l’information (temps plein);
• un expert conseil en protection des renseignements personnels (temps partiel);
• un gestionnaire de l’AIPRP à temps plein, qui s’est acquitté des fonctions normalement exercées par un coordonnateur de l’AIPRP et qui a géré le bureau de l’AIPRP en plus d’exercer ses fonctions de gestionnaire, Services administratifs, auprès du Secrétariat et des membres de l’OSSNR.

L’avocat général principal et la conseillère juridique, Services intégrés du Secrétariat de l’OSSNR ont ponctuellement apporté leur soutien au bureau de l’AIPRP.

Le bureau de l’AIPRP exerce les fonctions suivantes :

• surveiller la conformité aux dispositions législatives en matière d’AIPRP et aux procédures et politiques pertinentes;
• traiter les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• élaborer et tenir à jour des politiques, des procédures et des lignes directrices pour s’assurer que l’OSSNR respecte la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• tenir à jour les fichiers de renseignements personnels et préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• préparer des rapports annuels au Parlement et d’autres rapports réglementaires, de même que d’autres documents dont pourraient avoir besoin les organismes centraux;
• représenter l’OSSNR dans ses rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée et les divers ministères et organismes gouvernementaux en ce qui concerne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR était partie à une entente de services répondant aux dispositions de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en considération de laquelle il a eu recours à des services administratifs de la part du Bureau du Conseil privé en lien avec le dépôt, au Parlement, du rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Secrétariat de l’OSSNR était également partie à une entente de services répondant aux dispositions de l’article 71.1 de la Loi, en considération de laquelle il a reçu des services d’AIPRP en ligne de la part du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Pour permettre au bureau de l’AIPRP de s’acquitter de ses obligations législatives, le Secrétariat de l’OSSNR s’est appuyé sur un groupe interne composé d’experts issus des diverses directions de l’institution.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

En qualité de responsable du Secrétariat de l’OSSNR, le directeur général est responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de son institution. En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le directeur général a délégué au gestionnaire de l’AIPRP et aux agents d’AIPRP – de même qu’aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire – la responsabilité d’exercer les pouvoirs, les tâches et les fonctions relatives à l’application de la Loi. Les titulaires de ces postes ne disposent que d’une délégation de pouvoirs limitée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, conformément à l’instrument de délégation approuvé par le directeur général en août 2022. L’arrêté de délégation au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.

Rendement en 2022-2023

Rendement relatif au traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels

Pendant la période de référence, soit du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, le Secrétariat de l’OSSNR a reçu 12 demandes formelles. Ces 12 demandes ont été traitées pendant la période de référence. Aucune demande soumise pendant la période de référence précédente n’a été reportée.

Rapports statistiques pour 2022-2023

Le Rapport statistique 2022-2023 de l’institution concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que le Rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP pour 2022-2023 se trouvent aux annexes B et C.

Prorogations et délai de traitement des demandes fermées

Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a demandé des prorogations dans le cas de cinq demandes : trois prorogations de 31 à 60 jours et deux prorogations de 61 à 120 jours. Toutes ces demandes de prorogation tenaient compte des délais nécessaires à la consultation de tierces parties.

Parmi les demandes dont le traitement a été mené à terme pendant la période de référence :

• une demande, soit 8,33 % des demandes entièrement traitées, a été intégralement divulguée : cette demande a été achevée dans les 16 à 30 jours.
• quatre demandes, soit 33,33 % des demandes entièrement traitées, ont été partiellement divulguées : une demande achevée dans les 16 à 30 jours, deux demandes achevées dans les 31 à 60 jours, et une demande achevée dans les 61 à 120 jours.
• sept demandes, soit 58,33 % des demandes entièrement traitées, n’ont permis de trouver aucun document : une demande achevée dans les 1 à 15 jours, quatre demandes achevées dans les 16 à 30 jours, une demande achevée dans les 31 à 60 jours, et une demande achevée dans les 61 à 120 jours.

Dans le cas de plusieurs demandes, la réponse du Secrétariat de l’OSSNR a nécessité une analyse approfondie de documents complexes ainsi que de vastes consultations internes et externes. En 2022-2023, le Secrétariat de l’OSSNR a répondu aux demandes dans les délais prescrits dans 58,33 % des cas, ce qui représente une diminution par rapport aux 71 % rapportés pour la période de référence précédente.

Consultations

Aucune demande de consultation n’a été reçue par le Secrétariat de l’OSSNR au cours de la période de référence.

Incidence des mesures liées à la COVID-19

Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR n’a pas été touché par les mesures liées à la pandémie de COVID-19.

Plaintes et enquêtes

Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a reçu neuf plaintes en matière de protection de la vie privée, dont deux étaient liées à l’accès. Les neuf plaintes étaient toujours actives au 31 mars 2023.

De plus, une enquête pour atteinte à la vie privée initiée par le commissaire à la protection de la vie privée en cours d’exercice 2020-2021 s’est poursuivie pendant la période de référence et était toujours active au 31 mars 2023.

Formation et sensibilisation

Pendant la période de référence, une formation sur la protection des renseignements personnels a été identifiée pour tous les employés du Secrétariat de l’OSSNR, ainsi que pour les membres du personnel qui exercent des responsabilités fonctionnelles ou déléguées relativement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ce, conformément à la Directive sur les demandes de renseignements personnels et en correction des renseignements personnels. Le cours de l’École de la fonction publique du Canada Accès à l’information et protection des renseignements personnels (COR502) a été ajouté en tant que cours obligatoire au programme de formation de tous les employés.

De plus, un dîner conférence destiné à tout le personnel a eu lieu en août 2022, dans le but de fournir aux employés un compte rendu de la conférence de l’International Association of Privacy Professionals sur la protection de la vie privée.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le Secrétariat de l’OSSNR a actualisé l’arrêté de délégation au cours de la période de référence. Il a aussi établi sa Directive interne sur la gestion des événements liés à la sécurité en mars 2023. Cette directive énonce les mesures de coordination qu’il convient de suivre avec le bureau de l’AIPRP et le bureau de première responsabilité, lorsqu’un événement lié à la sécurité comporte ou pourrait comporter une atteinte à la vie privée.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

L’équipe des TI du Secrétariat de l’OSSNR a commencé à travailler sur la création d’un logiciel d’AIPRP pour ses systèmes classifiés et non classifiés. Le Secrétariat de l’OSSNR a également conclu un protocole d’entente avec le SCT en vue du traitement en ligne des demandes d’AIPRP et a mis l’outil logiciel en place pendant la période de référence.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Comme indiqué précédemment, les 9 plaintes reçues au cours de la période de référence étaient toujours actives au 31 mars 2023. Le Secrétariat de l’OSSNR s’est engagé de manière significative auprès du Commissariat à la protection de la vie privée dans le cadre de toutes les enquêtes actives et a communiqué des documents supplémentaires dans l’une des deux plaintes relatives à l’accès.

Atteintes substantielles à la vie privée

Pendant la période de référence 2022-2023, aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le Secrétariat de l’OSSNR n’a réalisé aucune EFVP en 2022-2023. Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a reçu des commentaires de la part du SCT concernant son EFVP sur la création de l’OSSNR – qui avait été soumise au SCT pendant l’exercice 2021-2022 – et a entrepris de réviser l’EFVP. Pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a également amorcé un exercice d’EFVP visant ses activités liées aux enquêtes.

Communications pour des raisons d’intérêt public

Aucune communication au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été faite pendant la période de référence.

Contrôle de la conformité

Afin de respecter les délais prévus par la loi pour le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, le temps de traitement de chaque demande fait l’objet d’un suivi rigoureux à l’aide de rappels programmés dans MS Outlook. Le gestionnaire de l’AIPRP convoque ponctuellement des réunions pour discuter des activités liées aux demandes (pour savoir, notamment, s’il est nécessaire de tenir des consultations entre institutions), pour établir les échéanciers et pour s’assurer que tous les membres de l’équipe connaissent l’état des dossiers. À l’occasion de réunions bimensuelles auxquelles sont invités l’avocat général principal et la conseillère juridique, Services intégrés, le gestionnaire de l’AIPRP soulève les questions relatives aux obligations juridiques et celles issues de lignes directrices aux fins de discussion. Le directeur général est également tenu au courant des enjeux liés à la conformité en matière d’AIPRP.

Pour ce qui a trait aux contrats attribués pendant la période de référence, le Secrétariat de l’OSSNR a inclus une clause uniformisée d’achat s’appliquant au traitement des renseignements personnels ou encore une condition générale supplémentaire s’appliquant aux renseignements personnels provenant du Standard Acquisition Clauses and Conditions Manual.

Annexes

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information, arrêté de délégation

Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le directeur exécutif de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés en annexe ou aux personnes nommées par intérim à ces postes, les pouvoirs, fonctions et attributions lui incombant en qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur l’accès à l’information qui sont énumérés en annexe vis-à-vis de chaque poste.

Loi sur la protection des renseignements personnels, arrêté de délégation

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le directeur exécutif de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés en annexe ou aux personnes nommées par intérim à ces postes, les pouvoirs, fonctions et attributions lui incombant en qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui sont énumérés en annexe vis-à-vis de chaque poste.

Annexe B : Rapport statistique de 2022-2023 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 – 2023-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

1.2 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

6.2 Durée des prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes à la vie privée signalées non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Note : Entrer des valeurs avec trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 4 : Numéro d’assurance sociale

Section 5 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels